P018: Kommunikation mit einer VA

Virtuelle Assistenz Kommunikation

Oder - wie sag ich es meiner VA?

Eine gute Kommunikation ist die Grundlage einer guten Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz – Aufgaben müssen erklärt, Rückmeldungen gegeben werden  – und ganz am Anfang sollte man sich erstmal kennenlernen. 

Bei all diesen Gelegenheit ist Kommunikation wichtig – doch was ist eigentlich gute Kommunikation?

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Inhalt - darum geht es in dieser Podcastepisode:

Was ist Kommunikation überhaupt?

Kommunikation ist der Austausch bzw. die Übertragung von Information. Dabei kann die Information ganz unterschiedlich sein: Gefühle, Wissen, Geschichten, Anweisungen, Fragen… 

Es gibt aber nicht nur verschiedene Arten der Information, sondern auch verschiedene Formen, die meisten nutzt du jeden Tag! Du sprichst. Du liest. Du siehst Werbung. Du streichelst deinen Liebsten über den Arm.

All das ist Kommunikation. Dazu gibt es auch ein sehr bekanntes Zitat: 

Man kann nicht nicht kommunizieren.

Paul Watzlawick

Es gibt zum Thema Kommunikation eine Vielzahl von verschiedenen Kommunikationsmodellen. Ich finde soetwas sehr interessant, aber es führt an dieser Stelle zu weit. 

Wie sieht schlechte Kommunikation aus?

Da wir ständig kommunizieren, kann es schnell passieren, dass es mal nicht so gut läuft mit dem Austausch. Probleme entstehen da, wo der Kommunikationsfluss unterbrochen oder gestört ist. Das führt unter anderem zu folgenden Problemen:

– Unser Gegenüber führt Monologe, anstatt in einen Dialog zu kommen
– Gefühlsbeladene Gespräche enden in Streit
– Unterbrechungen und aneinander vorbeireden

 

Was macht eine gute Kommunikation aus?

Wenn wir gut mit jemandem sprechen können, haben wir das Gefühl, uns gut zu verstehen und dass das, was wir mitteilen möchten, bei unserem Gegenüber ankommt. 

Gute Kommunikation hat aber nicht nur etwas mit Sympathie zu tun. Wir können uns nicht mit jedem gut verstehen und kennen unser Gegenüber auch nicht immer gut.
Deshalb ist es wichtig zu wissen, mit welchen Mitteln wir die Kommunikation verbessern können, so dass das, was wir mitteilen wollen, auch ankommt.

– Das Gesprochene wird durch Gestik und Mimik begleitet und unterstützt.
– Wichtig: Immer nachfragen bei Unklarheiten!
– Stimmt der äußere Rahmen der Unterhaltung, also der Zeitpunkt, der Ort und die Stimmung unseres Gegenübers?

Dazu findest du am Ende des Blogartikels noch 9 Tipps für eine gute Kommunikation

 

Was hat die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz mit Kommunikation zu tun hat

Eine gute Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz hängt davon ab, wie gut die Kommunikation zwischen euch funktioniert. 
 
Es geht dabei nicht darum, dass Ihr euch nett unterhaltet. Es geht darum, dass du Unterstützung erhälst und deine Ziele erreichst!
 
Es sind verschiedene Situationen, in denen die Kommunikation mit einer Virtuellen Assistenz stimmen muss:
 
– das Kennenlernen und die Auftragserteilung
– die Aufgabenübermittlung
– Feedback/Rückmeldungen/Korrekturen
– Klärung von Unstimmigkeiten
 

9 Tipps für eine gute Kommunikation

  • auf wichtige Gespräche vorbereiten
  • Höflichkeit (angepasst an das bestehende Vertrauensverhältnis mit deiner VA und deiner Art!)
  • Ehrlichkeit
  • keine Interpretationen
  • Nachfragen bei Unklarheiten
  • Ziel der Kommunikation festlegen und verfolgen
  • Ergebnisse zusammenfassen
  • Sei du selbst!

Besonders der letzte Punkt liegt mir besonders am Herzen. Deine Virtuelle Assitenz soll dich unterstützen und dir eine Hilfe sein – du solltest dich möglichst wohl fühlen! 

Es ist hilfreich, wenn du dir vor der Zusammenarbeit Gedanken darüber machst, was für dich im Bereich Kommunikation wichtig ist.  Wie möchtest du Kontakt haben? Wie oft? Wie sieht Feedback aus? 

Genau diese Fragen sind daher auch Bestandteil meines Workbooks “Der VA-Wegweiser”, mit dem ich dir helfe, die Virtuelle Assistenz zu finden, die zu DIR und deinem Business passt!

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